Come scegliere un gestionale per birrificio: cosa deve avere davvero

I segnali che è ora di cambiare

Non serve un gestionale dal primo giorno. Serve quando il tempo passato a ricopiare e controllare supera quello passato a produrre. Di solito succede quando:

• a fine mese i registri non tornano con il magazzino e passi una giornata a cercare la differenza;
• per sapere quanto malto hai devi andare a contare i sacchi;
• un cliente segnala un problema e ci vuole mezza giornata per capire quale lotto gli hai consegnato;
• lavorate in più persone e nessuno sa chi ha modificato quale foglio;
• i fusti escono e non sai più quanti sono presso ciascun cliente.

La regola più importante: i dati si inseriscono una volta

Più dell'elenco delle funzioni conta come sono collegate. In un buon gestionale ogni dato nasce una volta e poi si riusa: il carico del malto crea il lotto, la cotta lo scarica e porta il grado Plato nel registro del mosto, il confezionamento crea il lotto di birra, il DDT lo scarica e lo lega al cliente, la fattura nasce dal DDT. Se invece devi ripetere a mano lo stesso dato in due moduli, hai solo spostato il foglio Excel in un altro programma.

Le funzioni che contano

Produzione

• Ricette calcolate sul tuo impianto, con densità, IBU, colore e profilo dell'acqua.
• Scheda di cotta da compilare in sala cotta, anche da tablet, con i valori misurati confrontati con quelli attesi.
• Fermentazioni con letture manuali o da densimetri digitali come iSpindel e Tilt.
• Pianificazione di sala cotta e fermentatori. Approfondisci nella guida alla pianificazione della produzione.

Magazzino e tracciabilità

• Materie prime per lotto, con scadenze, scorte minime e scarico automatico dalle cotte. Leggi la guida al magazzino del birrificio.
• Prodotto finito per birra, formato e lotto.
• Tracciabilità avanti e indietro, con la simulazione del richiamo. Vedi la guida su tracciabilità e richiamo dei lotti.

Fiscale e qualità

• Registri delle materie prime, del mosto e della birra, con chiusura mensile e prospetto dell'accisa. Vedi la guida a registri e accise.
• HACCP: piano di autocontrollo, registrazioni e fascicolo per l'ispezione. Vedi la guida all'HACCP nel birrificio.

Vendite

• Ordini, DDT e consegne, con l'app per chi consegna.
• Fusti a rendere e cauzioni per cliente. Vedi la guida alla gestione dei fusti.
• Fatture elettroniche, anche differite, e scadenzario. Vedi la guida a vendite e fatturazione elettronica.

Se produci per altri o fai produrre la tua birra, aggiungi la produzione conto terzi: ricette condivise in modo protetto, commesse e consegne. Ne parliamo nella guida per Beer Firm e conto terzi.