Guida · Vendite
Dall'ordine alla fattura elettronica: vendite e consegne del birrificio senza ricopiare nulla
L'ordine arriva su WhatsApp, il DDT si scrive a mano, la fattura si rifà su un altro programma e i fusti vuoti finiscono su un foglio. Ogni passaggio ricopia i dati del precedente, e ogni copia è un'occasione di errore. Ecco come collegare tutto, dall'ordine all'incasso, e come lo fa BrewCalc.
Questa guida descrive in modo generale il flusso di vendita e come lo gestisce BrewCalc. Regole su IVA, fattura differita, cauzioni e conservazione dipendono dalla tua situazione: verificale sempre con il tuo commercialista.
Un flusso unico, dall'ordine all'incasso
La vendita di un birrificio passa sempre dagli stessi punti: l'ordine del cliente, la preparazione della merce, il DDT che la accompagna, la consegna, la fattura e infine l'incasso. Se ogni passaggio nasce dal precedente, i dati si inseriscono una volta sola: il prezzo dell'ordine finisce in fattura, le quantità del DDT scaricano il magazzino e i registri, la fattura genera le scadenze.
Clienti, listini e ordini
Ogni cliente ha i suoi indirizzi di consegna, le condizioni di pagamento, un fido e i dati per la fattura elettronica: partita IVA o codice fiscale, codice destinatario o PEC. I prezzi arrivano dal listino assegnato al cliente, con eventuali prezzi dedicati.
- Quando confermi l'ordine, BrewCalc impegna il prodotto finito disponibile scegliendo i lotti che scadono prima, così non vendi due volte lo stesso fusto.
- La lista di prelievo dice a chi prepara quali lotti prendere e da quale ubicazione.
- Per i clienti abituali, come il locale che ordina ogni settimana, gli ordini ricorrenti si creano da soli.
- Gli ordini confermati entrano nella pianificazione: se manca birra, lo vedi prima di promettere la consegna.
DDT: un solo scarico per magazzino, registri e tracciabilità
Il DDT di vendita è il momento in cui la birra esce davvero. In BrewCalc l'emissione del DDT è l'unico punto di scarico: toglie i lotti dal magazzino del prodotto finito, registra l'uscita nel registro della birra e collega ogni lotto al cliente. Così, in caso di richiamo, sai subito chi ha ricevuto cosa. Il PDF del DDT riporta il riferimento all'ordine, i colli, i codici dei fusti e gli orari di scarico.
Consegne dallo smartphone
I DDT da consegnare si raggruppano in giri, con l'ordine delle fermate. Chi guida apre il giro sullo smartphone e, a ogni fermata, registra la consegna con la firma e la foto di chi riceve, i fusti vuoti ritirati e l'eventuale incasso. L'app funziona anche senza rete: i dati si sincronizzano quando torna la connessione. In ufficio vedi in tempo reale cosa è stato consegnato e cosa no.
Fusti a rendere e cauzioni
I fusti sono un capitale che gira tra i clienti. In BrewCalc ogni fusto ha un codice QR: si legge al riempimento, all'uscita con il DDT e al rientro. Per ogni cliente vedi il saldo dei vuoti e delle cauzioni, e ricevi un avviso per i fusti fuori da troppo tempo. Le cauzioni compaiono in fattura come righe separate e si stornano quando il vuoto rientra.
La fattura elettronica nasce dai documenti che hai già
Dal 2019 le fatture tra aziende in Italia sono elettroniche: un file XML nel formato FatturaPA, trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, che lo recapita al cliente. Il PDF che si allega per comodità è solo una copia di cortesia.
In BrewCalc la fattura non si compila da zero:
- Fattura immediata da un ordine, da una commessa conto terzi o da righe libere.
- Fattura differita che riepiloga i DDT del mese di ogni cliente: scegli il periodo, controlli l'anteprima, generi le bozze ed emetti tutte le fatture insieme.
- Nota di credito per resi, sconti o errori, collegata alla fattura d'origine.
Prima dell'emissione BrewCalc controlla che i dati del cliente e i tuoi siano completi e valida l'XML sullo schema ufficiale, oltre ai controlli più frequenti dello SdI: totali, aliquote, nature, caratteri ammessi. Un file non valido non viene emesso, e vedi subito cosa correggere. La numerazione si assegna all'emissione, quindi niente buchi per le bozze scartate. Una fattura emessa non si modifica più: si corregge con una nota di credito.
Invio allo SdI e ricevute
Oggi BrewCalc non trasmette direttamente allo SdI. Scarichi l'XML, singolo o in un archivio ZIP con tutte le fatture da inviare, e lo trasmetti con il canale che usi già: il portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, il tuo intermediario o il commercialista. Poi carichi in BrewCalc i file delle ricevute (consegna, mancata consegna, scarto) e ogni fattura si aggiorna da sola. Se una fattura viene scartata, vedi il motivo indicato dallo SdI e la riemetti corretta partendo da una bozza già compilata. L'invio diretto tramite un intermediario è previsto.
La conservazione sostitutiva resta a te: BrewCalc tiene una copia consultabile di XML, PDF e ricevute, ma non è un servizio di conservazione a norma.
Scadenzario, incassi e solleciti
All'emissione della fattura BrewCalc crea le scadenze secondo le condizioni di pagamento del cliente, anche a rate. Gli incassi si registrano totali o parziali e si abbinano alle rate; quelli ricevuti alla consegna si abbinano alla fattura differita quando la emetti. Lo scadenzario mostra chi deve pagare e da quanto, per fasce di ritardo, e da lì invii i solleciti per email con l'estratto conto in PDF. Se un cliente supera il fido o ha troppi insoluti, l'ordine nuovo te lo segnala.
Report e dati per il commercialista
I report mostrano vendite per cliente e per birra, margini, prodotti esauriti e saldo dei fusti. Fatture, righe, incassi e scadenze si esportano in CSV per il commercialista, insieme ai file XML.
Gli errori più comuni
- Dati del cliente incompleti: senza codice destinatario o PEC, o con una partita IVA sbagliata, la fattura rischia lo scarto. BrewCalc controlla i dati prima dell'emissione.
- DDT dimenticati a fine mese: la fattura differita parte dai DDT consegnati e non ancora fatturati, quindi nessuno resta fuori.
- Fatture corrette a mano dopo l'invio: una fattura emessa si corregge solo con una nota di credito.
- Vuoti segnati su carta: senza un saldo per cliente le cauzioni non tornano mai.
Le uscite verso i clienti alimentano anche il registro della birra e la tracciabilità dei lotti. Se produci per una Beer Firm, dalla commessa puoi creare la fattura della produzione conto terzi.
Domande frequenti su vendite e fatturazione elettronica
Dall'ordine all'incasso, senza ricopiare nulla
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