Guida · Magazzino
Il magazzino del birrificio: lotti, scadenze e scorte senza fogli Excel
Il magazzino delle materie prime è il punto da cui partono tracciabilità, registri e costi. Se le giacenze non sono affidabili, non lo è nulla di quello che viene dopo. Ecco come organizzarlo per lotti, come tenerlo aggiornato senza contare i sacchi ogni settimana e come lo fa BrewCalc.
Perché il magazzino va gestito per lotti
Sapere di avere "80 kg di Pilsner" non basta. Due sacchi dello stesso malto possono venire da lotti diversi, con scadenze, colore e umidità diversi, e un luppolo dello stesso raccolto può avere alfa acidi diversi da un lotto all'altro. Gestire il magazzino per lotto significa sapere, per ogni sacco o confezione:
- da quale fornitore e con quale documento è arrivato;
- il lotto del fornitore e la scadenza;
- i valori di analisi che servono in ricetta, come l'alfa acidi effettivo;
- in quali cotte è stato usato.
È anche la base della rintracciabilità: in caso di problemi con un lotto di malto devi poter dire in quali birre è finito.
I movimenti di un magazzino di birrificio
- Carico all'arrivo della merce, con il DDT o la fattura del fornitore.
- Scarico quando un lotto viene usato in una cotta.
- Trasferimento tra ubicazioni, per esempio dalla cella frigo alla sala cotta.
- Scarto per merce scaduta, contaminata o danneggiata, e reso al fornitore.
- Rettifica e inventario fisico, quando la quantità reale è diversa da quella attesa.
La giacenza è la somma di questi movimenti. Se ogni movimento viene registrato quando avviene, la giacenza è sempre giusta e non serve ricontare.
FEFO: prima quello che scade prima
Nel birrificio si usa di solito il criterio FEFO (first expired, first out): si consuma prima il lotto con la scadenza più vicina, non quello arrivato prima. Per luppoli e lieviti, che perdono qualità nel tempo, la differenza si sente nella birra.
Come lo fa BrewCalc
Carichi con lotto, documento e allegati
Gli articoli di magazzino nascono dal catalogo ingredienti, con i parametri già pronti. Al carico indichi fornitore, documento, quantità, lotto del fornitore, scadenza e costo, e puoi allegare il DDT o il certificato d'analisi. BrewCalc assegna a ogni lotto un codice interno e lo mette nell'ubicazione scelta. I valori d'analisi del lotto, come l'alfa acidi o il colore, si usano poi nei calcoli della ricetta al posto di quelli standard.
Scarico automatico dalle cotte
Quando registri una cotta, BrewCalc propone i lotti da usare in ordine FEFO ed esclude quelli scaduti, bloccati o in quarantena. Confermata la cotta, li scarica dal magazzino e li scrive nel registro delle materie prime, con il riferimento alla cotta. Le cotte pianificate impegnano le materie prime: per ogni articolo vedi giacenza, impegnato e libero.
Scorte minime, scadenze e ordini ai fornitori
Per ogni articolo imposti la scorta minima. BrewCalc ti avvisa quando la giacenza scende sotto quel valore e quando un lotto sta per scadere. Con la pianificazione attiva calcola anche cosa ordinare e quando, tenendo conto delle cotte in programma e degli ordini già in arrivo, e prepara l'ordine al fornitore. All'arrivo, l'ordine precompila il carico.
Inventario e correzioni
L'inventario fisico si fa anche per una sola ubicazione: BrewCalc fissa la giacenza attesa, tu inserisci quella contata e alla chiusura le differenze diventano movimenti. Nessun movimento si modifica o si cancella: un errore si corregge con una rettifica o con uno storno, che restano nello storico con il motivo.
Non solo materie prime
Lo stesso magazzino gestisce i materiali di confezionamento, come bottiglie, tappi, lattine ed etichette, con le dichiarazioni MOCA per i materiali a contatto con la birra, e il prodotto finito per birra, formato e lotto. Se usi il modulo qualità, al carico compaiono gli avvisi su fornitori non qualificati o documenti mancanti.
Gli errori più comuni
- Carichi registrati in ritardo: per qualche giorno la giacenza è sbagliata, e una cotta può scaricare un lotto che "non c'è".
- Un solo lotto per articolo: comodo all'inizio, ma rende impossibile la tracciabilità e il FEFO.
- Giacenze corrette sovrascrivendo il numero: si perde il perché della differenza. Meglio un inventario o una rettifica motivata.
- Scadenze non registrate: un luppolo vecchio finisce in una cotta importante.
Il magazzino è il primo passo della tracciabilità dei lotti e della pianificazione della produzione. Se stai valutando un gestionale completo, leggi la guida su come scegliere un gestionale per birrificio.
Domande frequenti sul magazzino del birrificio
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