Guida · Vendite

Gestione dei fusti a rendere: cauzioni e vuoti senza fogli Excel

Ogni fusto in acciaio è un piccolo investimento, e un birrificio ne ha decine o centinaia in giro tra locali, distributori ed eventi. Se non sai quali sono presso chi, prima o poi qualcuno non torna. Ecco come tenere sotto controllo fusti, vuoti e cauzioni, e come lo fa BrewCalc.

Questa guida descrive in modo generale come si gestiscono fusti e cauzioni e come lo fa BrewCalc. Il trattamento fiscale delle cauzioni dipende dalla tua situazione: verificalo con il tuo commercialista.

Perché i fusti si perdono

Il fusto esce pieno con il DDT e dovrebbe rientrare vuoto alla consegna successiva. Nella pratica:

  • il cliente ne restituisce meno di quanti ne ha ricevuti, e la differenza si annota su un foglio;
  • i fusti di formati o proprietari diversi si mescolano;
  • un evento o un distributore li trattiene per mesi;
  • chi consegna conta i vuoti a memoria, e in ufficio il numero arriva giorni dopo.

Il risultato è un parco fusti che si riduce ogni anno senza che nessuno sappia esattamente dove sia finito.

Due modi di tracciare: il saldo o il singolo fusto

Il metodo minimo è il saldo dei vuoti per cliente: quanti fusti ha ricevuto, quanti ne ha resi, quanti ne ha ancora. Basta per sapere chi è in debito di vuoti.

Il metodo completo è tracciare il singolo fusto con un codice: sai dov'è ognuno, con quale lotto di birra è stato riempito e da quanti giorni è fuori. Serve per i fusti di proprietà, per la manutenzione e, in caso di richiamo, per sapere quali fusti contengono il lotto coinvolto.

Il ciclo di vita di un fusto

  1. Vuoto da lavare: appena rientrato o appena registrato.
  2. Lavato: pronto per il riempimento.
  3. Pieno: riempito con un lotto di birra al confezionamento.
  4. Presso il cliente: uscito con il DDT.
  5. Di nuovo vuoto da lavare al rientro. Oppure in manutenzione, smarrito o dismesso.
Fusti e vuoti in BrewCalc: codice, formato, stato, cliente presso cui si trova e ultimo movimento

Come lo fa BrewCalc

Un codice QR per ogni fusto

Ogni fusto ha un'anagrafica con codice, formato, materiale, raccordo e proprietà. Il codice è quello del produttore o uno assegnato da BrewCalc, e si stampa su etichette QR in A4 o in rotolo. Il QR contiene solo il codice, senza indirizzi né dati. Si legge con la fotocamera dello smartphone o con un lettore di codici USB o Bluetooth.

Riempimento, uscita e rientro

  • Riempimento: al confezionamento, o durante la preparazione dell'ordine, leggi i fusti usati. Ognuno resta legato al suo lotto di birra.
  • Uscita: i codici dei fusti finiscono nel DDT, che li porta presso il cliente.
  • Rientro: chi consegna registra i vuoti ritirati dall'app del giro, anche senza rete. In magazzino puoi leggerli in serie, uno dopo l'altro.

Ogni passaggio è un movimento che resta nello storico: lo stato del fusto è sempre l'ultimo movimento, e un errore si corregge con uno storno, non cancellando la riga.

Cauzioni e saldo dei vuoti

Per ogni formato a rendere imposti l'importo della cauzione. BrewCalc la addebita al cliente con il DDT e la accredita quando il vuoto rientra. Per ogni cliente vedi il saldo in pezzi e in euro, con l'estratto conto dei vuoti in PDF da mandargli. In fattura, anche differita, le cauzioni del periodo compaiono come righe separate e gli accrediti dei rientri le compensano.

Per i fusti di terzi, come quelli a noleggio, BrewCalc traccia i movimenti senza cauzione verso il cliente.

Avvisi e report

  • Avviso quando un fusto è presso il cliente da troppi giorni, con una soglia che decidi tu, raggruppato per cliente.
  • Avviso quando un cliente supera il saldo dei vuoti previsto.
  • Promemoria della manutenzione in scadenza.
  • Report dei fusti per stato e per cliente, rotazione media dal riempimento al rientro, smarrimenti dell'anno e valore delle cauzioni aperte.

Gli errori più comuni

  • Contare i vuoti solo a fine anno: le differenze vanno viste alla consegna, quando il cliente è ancora lì.
  • Cauzioni addebitate ma mai stornate: il cliente paga due volte e lo scopri solo quando si lamenta.
  • Fusti senza codice: senza un codice non sai quale fusto contiene il lotto da richiamare.
  • Manutenzione dimenticata: guarnizioni e valvole consumate fanno perdere birra e pressione.

I fusti fanno parte del flusso di vendita: vedi la guida a vendite, consegne e fatturazione elettronica e quella su tracciabilità e richiamo dei lotti.

Domande frequenti su fusti e cauzioni

Ogni fusto ha un codice, quello del produttore o uno assegnato da BrewCalc, e un'etichetta QR stampabile che contiene solo quel codice, senza dati né indirizzi. Il codice si legge al riempimento, all'uscita con il DDT e al rientro, con la fotocamera o con un lettore di codici. Così sai sempre dov'è il fusto e con quale lotto è stato riempito.

La cauzione si addebita al cliente con il DDT e si accredita quando il vuoto rientra. Per ogni cliente vedi il saldo dei vuoti in pezzi e in euro, con l'estratto conto in PDF. In fattura le cauzioni compaiono come righe separate. Il trattamento fiscale delle cauzioni va verificato con il tuo commercialista.

BrewCalc ti avvisa quando un fusto è presso il cliente da troppi giorni (la soglia la decidi tu) e quando un cliente supera il saldo dei vuoti previsto. Il report mostra i fusti per stato e per cliente, i giorni medi di rotazione e gli smarrimenti dell'anno.

Sì. Per i fusti di terzi, come quelli a noleggio, BrewCalc traccia solo i movimenti, senza cauzione verso il cliente. Per i fusti a perdere non serve il codice del singolo fusto: escono dal magazzino del prodotto finito come qualunque altro formato.

Sì, con il piano Pro. Registri clienti e listini, gli ordini impegnano il prodotto finito disponibile e il DDT scarica i lotti, così la tracciabilità arriva fino al cliente. I giri di consegna si seguono dallo smartphone, anche senza rete, con firma e foto di chi riceve. I fusti hanno un codice QR e le cauzioni restano sempre aggiornate.

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